Анализ как функция управления
- это преобразование данных в выводы, на основе которых будут приниматься решения и осуществляться действия с помощью людей, процессов и технологий.
В этом разделе вы узнаете подробнее о том, как развить данную компетенцию.
В этом разделе вы узнаете подробнее о том, как развить данную компетенцию.
Анализ — это функция управления, использующая средства и методы изучения обстановки, проблем, ситуаций путем выявления и сопоставления свойств и характеристик объектов исследования по установленным критериям и показателям для определения состояния этих объектов, их особенностей и тенденций изменения.
Главная цель анализа – создание предпосылок для развития.
Главная цель анализа – создание предпосылок для развития.
Умение работать с информацией, анализировать и соотносить различные контексты, цели и задачи, делать выводы и расставлять приоритеты – все это является необходимым для формирования и развития управленческой компетенции «Масштабность»
Диаграмма исикавы
Полезный инструмент в жизни и работе
Практически в любой сфере жизни человек время от времени сталкивается с тем, что на его пути возникают определённые препятствия и проблемы. Но вот истинную причину появления той или иной проблемы определить удаётся далеко не всегда, а сама она может быть лишь видимым следствием того, что скрыто от нашего внимания где-то внутри нас самих или той деятельности, которой мы занимаемся. И чтобы понять основные причины возникновения проблем и устранить их очень удобно прибегнуть к использованию разработанного специально для этого приёма – диаграммы Каору Исикавы – профессора Токийского университета и крупнейшего специалиста по управлению качеством. Эта диаграмма также известна под названиями «Диаграмма анализа корневых причин», «Причинно-следственная диаграмма» и «Диаграмма рыбьей кости».
Сама диаграмма представляет собой график, на основе которого становится возможным исследовать и определить основные причинно-следственные связи факторов и последствий в интересующей проблеме или ситуации, а также предупредить возникновение нежелательных факторов и причин. Как и остальные инструменты качества, диаграмма Исикавы считается превосходным средством визуализации и организации знаний, упрощающих понимание и диагностику проблем и процессов.
Как построить диаграмму Исикавы?
1. Определяется проблема, требующая разрешения. Формулировка проблемы размещается в треугольнике или прямоугольнике с правой стороны листа бумаги. От прямоугольника влево проводится горизонтальная линия - «хребет рыбьей кости».
2. К центральной линии проводятся наклонные линии. Они будут являться основными «костями» диаграммы Исикавы.
3. Основные «кости» обозначают ключевые категории причин, влияющих на исследуемую проблему. Количество категорий может изменяться в зависимости от рассматриваемой проблемы. Как правило, используются 5-7 категорий из приведенного выше списка. Каждую «кость» необходимо подписать.
4. Причины проблемы, выявленные в ходе «мозгового штурма», распределяются по установленным категориям и указываются на диаграмме в виде «костей», примыкающих к основным «костям».
5. Каждая из причин детализируется на составляющие. Для этого по каждой из них задается вопрос – «Почему это произошло»? Результаты фиксируются в виде «костей» более низкого порядка.
6. Выявляются наиболее значимые и важные причины, влияющие на исследуемую проблему. По значимым причинам проводится дальнейшая работа, выявляются коренные причины и определяются корректирующие мероприятия
2. К центральной линии проводятся наклонные линии. Они будут являться основными «костями» диаграммы Исикавы.
3. Основные «кости» обозначают ключевые категории причин, влияющих на исследуемую проблему. Количество категорий может изменяться в зависимости от рассматриваемой проблемы. Как правило, используются 5-7 категорий из приведенного выше списка. Каждую «кость» необходимо подписать.
4. Причины проблемы, выявленные в ходе «мозгового штурма», распределяются по установленным категориям и указываются на диаграмме в виде «костей», примыкающих к основным «костям».
5. Каждая из причин детализируется на составляющие. Для этого по каждой из них задается вопрос – «Почему это произошло»? Результаты фиксируются в виде «костей» более низкого порядка.
6. Выявляются наиболее значимые и важные причины, влияющие на исследуемую проблему. По значимым причинам проводится дальнейшая работа, выявляются коренные причины и определяются корректирующие мероприятия
Названия основных «костей» диаграммы можно выбирать произвольно, в зависимости от специфики анализируемой проблемы.
Наиболее часто используются следующие факторы:
• Методы/процессы
• Человек/персонал
• Информация
• Окружающая среда
• Менеджмент
• Оборудование
При необходимости можно добавить либо убрать ненужные кости. Наличие определенных факторов позволяет более комплексно подходить к выявлению возможных причин проблемы.
Наиболее часто используются следующие факторы:
• Методы/процессы
• Человек/персонал
• Информация
• Окружающая среда
• Менеджмент
• Оборудование
При необходимости можно добавить либо убрать ненужные кости. Наличие определенных факторов позволяет более комплексно подходить к выявлению возможных причин проблемы.
Диаграмма Исикавы нашла широкое применение не только в производственных компаниях, и на текущий день является классическим инструментом анализа проблем самого широкого спектра - как частных проблем уровня одного подразделения, так и проблем, затрагивающих организации целиком.
Иногда, работая над какой-либо проблемой, мы склонны принимать решения исходя только из опыта, и это решение может оказаться неэффективным, потому что воздействует не на причину, а на симптомы проблемы, либо направлено на устранение не самой значимой причины.
Применение диаграммы Исикавы позволяет перед принятием решения рассмотреть целый комплекс причин, и направлять усилия только туда, где это окажет максимальный эффект на решение проблемы.
Диаграмму можно применять как в одиночку, так и с группой экспертов (для решения сложных кроссфункциональных проблем).
Иногда, работая над какой-либо проблемой, мы склонны принимать решения исходя только из опыта, и это решение может оказаться неэффективным, потому что воздействует не на причину, а на симптомы проблемы, либо направлено на устранение не самой значимой причины.
Применение диаграммы Исикавы позволяет перед принятием решения рассмотреть целый комплекс причин, и направлять усилия только туда, где это окажет максимальный эффект на решение проблемы.
Диаграмму можно применять как в одиночку, так и с группой экспертов (для решения сложных кроссфункциональных проблем).
5 почему
Метод анализа, широко используемый для анализа причинно следственных связей.
Всё в нашем мире имеет свою причину, а любая причина имеет следствие. Причинно-следственные связи - это один из основных законов нашей Вселенной.
Сам метод был разработан в 40-х годах основателем компании Toyota - Сакиши Тойода (Sakichi Toyoda). Для того чтобы найти причину проблемы необходимо последовательно задавать один и тот же вопрос – «Почему это произошло?» - и искать ответ на этот вопрос. Каждый последующий вопрос задаётся к ответам на предыдущий вопрос. Число пять выбрано эмпирически, исходя из того, что такого количества обычно достаточно для выявления сути и источника проблемы. Но, несмотря на то, что метод называется "5 почему", для поиска причин каждого конкретного несоответствия может задаваться как меньшее, так и большее количество вопросов.
Сам метод был разработан в 40-х годах основателем компании Toyota - Сакиши Тойода (Sakichi Toyoda). Для того чтобы найти причину проблемы необходимо последовательно задавать один и тот же вопрос – «Почему это произошло?» - и искать ответ на этот вопрос. Каждый последующий вопрос задаётся к ответам на предыдущий вопрос. Число пять выбрано эмпирически, исходя из того, что такого количества обычно достаточно для выявления сути и источника проблемы. Но, несмотря на то, что метод называется "5 почему", для поиска причин каждого конкретного несоответствия может задаваться как меньшее, так и большее количество вопросов.
Поскольку метод является эмпирическим, важно соблюдать несколько простых правил.
Во-первых, метод требует достаточного количества информации для построения корректных цепочек причин. Для этого нужно не просто высказывать гипотезу, а проверять ее истинность на месте возникновения проблемы (принцип «гемба»). Неподтвержденная гипотеза может нарушить всю цепочку 5-ти почему и привести к неверным выводам.
Во-вторых, нужно постоянно следить за тем, чтобы не выйти за границы зоны прямого либо косвенного влияния для того, чтобы всегда оставалась возможность решения этой проблемы. Ответов на вопрос «почему» может быть несколько, и выбирая, в каком именно направлении развивать цепочку, мы максимально стараемся остаться в зоне прямого или косвенного влияния. Если в конечном итоге мы придем к причине, на которую повлиять не можем, ценность такой работы сомнительна (н-р, в конце цепочки мы получаем варианты: «мы не справились с задачей потому что Департамент ХХХ не предоставил нам данные», «ошибки в отчете потому что мои сотрудники безответственные», «коммуникация не была успешной потому что у Владивостока с Москвой 7 часов разницы»)
В-третьих, важно регулярно проверять логичность построенных цепочек с помощью обратного прохода по цепочке. При этом должна сохраняться логическая связь между уровнями.
Во-первых, метод требует достаточного количества информации для построения корректных цепочек причин. Для этого нужно не просто высказывать гипотезу, а проверять ее истинность на месте возникновения проблемы (принцип «гемба»). Неподтвержденная гипотеза может нарушить всю цепочку 5-ти почему и привести к неверным выводам.
Во-вторых, нужно постоянно следить за тем, чтобы не выйти за границы зоны прямого либо косвенного влияния для того, чтобы всегда оставалась возможность решения этой проблемы. Ответов на вопрос «почему» может быть несколько, и выбирая, в каком именно направлении развивать цепочку, мы максимально стараемся остаться в зоне прямого или косвенного влияния. Если в конечном итоге мы придем к причине, на которую повлиять не можем, ценность такой работы сомнительна (н-р, в конце цепочки мы получаем варианты: «мы не справились с задачей потому что Департамент ХХХ не предоставил нам данные», «ошибки в отчете потому что мои сотрудники безответственные», «коммуникация не была успешной потому что у Владивостока с Москвой 7 часов разницы»)
В-третьих, важно регулярно проверять логичность построенных цепочек с помощью обратного прохода по цепочке. При этом должна сохраняться логическая связь между уровнями.
Важно на каждом этапе следить за тем, чтобы оставаться в зоне влияния на проблему, избегать ситуации, когда невозможно разумными усилиями ее исправить.
Еще одна сложность в использовании техники – потерять логическую связь между элементами цепочки. Проверить, сохранилась эта связь или нет, можно с помощью обратного прохождения от причины к проблеме. Связкой служит слово «поэтому». Если обратная цепочка сохраняет логичность, значит цепочка построена правильно. Если же нет – то необходимо вернуться и доработать цепочку.
Еще одна сложность в использовании техники – потерять логическую связь между элементами цепочки. Проверить, сохранилась эта связь или нет, можно с помощью обратного прохождения от причины к проблеме. Связкой служит слово «поэтому». Если обратная цепочка сохраняет логичность, значит цепочка построена правильно. Если же нет – то необходимо вернуться и доработать цепочку.
5 почему? – это простой и практичный инструмент анализа возникших проблем. Часто используется для исследования нештатных ситуаций и отклонения от плана.
