Формулировка задачи должна быть достаточно информативной, чтобы исключить необходимость повторного погружения в проект, но в то же время компактной, чтобы строка могла поместиться в 1-2 строчки в планировщике. Обязательное условие – формулировать необходимо не процесс, а конечный результат. Вместо «позвонить А. по проекту Б.» - «Согласовать с А. срок представления проекта Б.» и т.д. При этом задачи могут иметь точную дату и/или время выполнения или, наоборот, позволять широкий диапазон времени на выполнение. Задачам, имеющими сроки выполнения, обычно требуется большее внимания, для этого в записи указываются дата и срок исполнения, разделенные знаком «/». Кроме того, в формулировке задачи следует указывать того, с кем задача связана (поручена, ожидается ответ и т.п.) Если задача выполняется самостоятельно, то в этом месте ставится «я». Те задачи, срок выполнения которых приближается, переносятся в начало списка задач.