КАНБАН
СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
КАНБАН
СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Канбан — система организации деятельности, позволяющая визуализировать процесс реализации проектов, а также контролировать количество и статус задач, находящихся одновременно в процесс выполнения.
Доска Канбан во многих подразделениях и ЦА и во многих подразделениях ГУ – регулярный рабочий инструмент, который направлен на управление эффективностью подразделения, отдела, группы… И сейчас в нашей программе мы познакомимся с принципами его работы. С методологией этого инструмента вы можете ознакомиться более подробно самостоятельно, держатели методологии Канбан – ДПП. Основным «продвиженцем» этого инструмента является ДДКП.
Применение методологии канбан позволяет сотрудникам, работающим над проектом, понять:
• Какая работа выполняется в настоящий момент
• Правила выполнения задач
• Объем задач, с которым сотрудники могут справиться за единицу времени
• Какой результат требуется для предоставления внутренним и внешним заказчикам
• Правила выполнения задач
• Объем задач, с которым сотрудники могут справиться за единицу времени
• Какой результат требуется для предоставления внутренним и внешним заказчикам
ИСТОРИЯ
Канбан впервые появилась в Японии. Там это слово переводится как «рекламный щит» или «рекламная вывеска» («кан» — видимый, визуальный, «бан» — карточка). Канбан нельзя причислить к гибким методологиям, однако она тоже позволяет по-новому и более эффективно использовать рабочую силу подчинённых и свою.
Методика канбан имеет как свои достоинства, так и ограничения. Так, например, канбан не предназначена для жесткого контроля времени выполнения задач и проекта в целом. Ограничения по времени на выполнение задач либо очень широкие, либо отсутствуют. Как правило, определяются цели, которые необходимо достигнуть, затем команда последовательно работает, разбивая их на задачи.
Вместо большого количества мелких задач ставится несколько глобальных, которые разделяются на этапы. Это делается для сокращения времени на выполнение и для исключения дублирования выполнения одних и тех же задач. Задача постепенно переходит от одного члена команды к другому или с одного этапа выполнения на другой. Результат таким образом получается, как бы по конвейеру. Однако элементы этого конвейера работают, когда необходимо, избавляя себя от лишнего и ненужного труда: задача выполняется не заранее, а когда появляется.
Весь рабочий процесс визуализируется, чтобы команда всегда понимала, какие задачи могут подождать, а над какими необходимо работать прямо сейчас. Наиболее подходящий инструмент для этого: канбан-доска.
Методика канбан имеет как свои достоинства, так и ограничения. Так, например, канбан не предназначена для жесткого контроля времени выполнения задач и проекта в целом. Ограничения по времени на выполнение задач либо очень широкие, либо отсутствуют. Как правило, определяются цели, которые необходимо достигнуть, затем команда последовательно работает, разбивая их на задачи.
Вместо большого количества мелких задач ставится несколько глобальных, которые разделяются на этапы. Это делается для сокращения времени на выполнение и для исключения дублирования выполнения одних и тех же задач. Задача постепенно переходит от одного члена команды к другому или с одного этапа выполнения на другой. Результат таким образом получается, как бы по конвейеру. Однако элементы этого конвейера работают, когда необходимо, избавляя себя от лишнего и ненужного труда: задача выполняется не заранее, а когда появляется.
Весь рабочий процесс визуализируется, чтобы команда всегда понимала, какие задачи могут подождать, а над какими необходимо работать прямо сейчас. Наиболее подходящий инструмент для этого: канбан-доска.
КАНБАН-ДОСКА
Канбан-доска — это таблица с несколькими столбцами, внутри которых размещаются стикеры с задачами.
В самом простом виде на канбан-доске может быть только 3 столбца: «Задачи», «В работе» и «Выполненное». При необходимости доска дополняется другими разделами. Не существует жестких правил оформления канбан-доски, ее вид и содержание определяются потребностями команды, работающей над реализацией проектов.
Канбан-доска — это таблица с несколькими столбцами, внутри которых размещаются стикеры с задачами.
В самом простом виде на канбан-доске может быть только 3 столбца: «Задачи», «В работе» и «Выполненное». При необходимости доска дополняется другими разделами. Не существует жестких правил оформления канбан-доски, ее вид и содержание определяются потребностями команды, работающей над реализацией проектов.
ЭЛЕМЕНТЫ КАНБАН-ДОСКИ
Глобальные цели (проекты)
Столбец стоит в самом начале, благодаря нему команда видит, каким должен стать результат за этот год, полгода или несколько месяцев.
Задачи в очереди
Здесь располагаются те задачи, которые можно начать выполнять. Чем выше в столбце задача, тем выше её приоритет, начинать нужно с самой верхней.
Этапы работы над задачей
Задача перемещается по колонкам с этапами, пока не дойдёт до завершающего столбца. Их количество зависит от типа работы, иногда можно обойтись и одной–двумя. Стикер переходит как вперёд, если очередной этап выполнен успешно, так и назад, если были обнаружены дефекты на предыдущей стадии.
Выполненные задачи
Последний столбец содержит стикеры с выполненными задачами. Перед ним полезно ставить колонку «Тест» или «Проверка», чтобы перед завершением убедиться в качестве выполнения.
Область срочных задач
На Канбан-доске будет нелишним выделить область для срочных задач. Им будет сразу же выделяться приоритет у всей команды. При этом не может быть более одной неотложной задачи одновременно — тогда остальные тоже стоят в очереди.
Максимальное количество задач
Это цифра, которая ставится под каждой колонкой кроме «Целей» и «Выполнено». Исходя из численности команды, определяется, над сколькими задачами они могут трудиться одновременно. Нельзя перенести стикер в следующий столбец, если под ним стоит цифра «3», а их там уже три. Так, если члены команды обнаруживают, что рабочий процесс встал, они приходят на помощь своим товарищам, чтобы те быстрее отправили задачу на следующий этап.
Стикеры с задачами
На стикерах записываются задачи, которые необходимо выполнить. Также там может быть дополнительная информация по задаче: срок выполнения, ответственный и т.п.
Цвета карточек
Цвет каждого стикера тоже может нести дополнительную информацию. Например, степень важности или срочности, или необходимость пропустить несколько этапов, попав лишь в один–два определённых. Цвета также могут показывать, к какому проекту относится та или иная задача.
WIP -ОГРАНИЧЕНИЯ
WIP-ограничения (WIP, work in progress – работа в процесс, незавершенная работа) — это понятие, которое можно описать одним предложением: «Сделай больше в будущем, сделав меньше прямо сейчас».
Ограничение побуждает закончить задачу до того, как перейти к другой. Именно это качество делает WIP-ограничение таким привлекательным в методологии канбан.
С помощью WIP-ограничений можно во время самого рабочего процесса выявить организационные проблемы, дисфункции, искать решения и тут же применять их на практике. Культура постоянного самосовершенствования как одна из основ канбана невозможна без введения ограничений.
Система CONWIP (от CONstant Work-In-Progress - «постоянная незавершенная работа») – это одна из основных концепций построения WIP-ограничений. Правило простое: новое задача поступает в работу только тогда, когда систему покидает очередная готовая задача. В этом случае количество незавершённых задач будет оставаться постоянным.
Ограничение побуждает закончить задачу до того, как перейти к другой. Именно это качество делает WIP-ограничение таким привлекательным в методологии канбан.
С помощью WIP-ограничений можно во время самого рабочего процесса выявить организационные проблемы, дисфункции, искать решения и тут же применять их на практике. Культура постоянного самосовершенствования как одна из основ канбана невозможна без введения ограничений.
Система CONWIP (от CONstant Work-In-Progress - «постоянная незавершенная работа») – это одна из основных концепций построения WIP-ограничений. Правило простое: новое задача поступает в работу только тогда, когда систему покидает очередная готовая задача. В этом случае количество незавершённых задач будет оставаться постоянным.
